Wir, die TG Welschingen, sind ein Verein mit ca. 650 Mitgliedern und einer Mischung aus kostenlosen Wochenstunden – Angeboten für unsere Mitglieder und Kursangeboten, die zusätzlich auch für Nichtmitglieder angeboten werden. Kurse sind bei uns grundsätzlich kostenpflichtig und wurden in der Vergangenheit meist bar in den Kursstunden eingezogen. Wir stehen nun wie viele Vereine seit einigen Monaten vor diversen Herausforderungen. So mussten wir Teilnehmerlisten für unsere Stunden führen, als man noch in die Halle durfte. Als dann die Hallen aufgrund der Corona-VO nicht mehr zur Verfügung standen haben wir uns überlegt, Onlinekurse anzubieten. Aber wie vermarkten, abrechnen, technisch organisieren?

Das Ziel

Wir wollen Online Kurse über Zoom anbieten. Für unsere Vereinsmitglieder kostenfrei (kleiner Ausgleich für die Mitgliedsbeiträge) für Nichtmitglieder verlangen wir pauschal 20 € für einen 10er Kurs. Das war die Vorgabe. In der Diskussion und bei einige Versuchen in größerer Runde hat sich herausgestellt, dass man aufgrund der aktuellen Situation mit Online-Tools wie Zoom oder Teams gut zurecht kommt (die Übung machts…) und auch Online-Anmeldungen kein Problem mehr darstellen, das machen wir ja auch für Schwimmbäder, Einzelhandel,… immer mal wieder.

Das Tool – www.Yolawo.de

Nun musste eine Software her, die uns die Abwicklung möglichst kontaktlos und einfach macht, am besten gleich online. Mit Yolawo haben wir ein Werkzeug gefundene, das uns das Vermarkten, Buchen und Abrechnen der Kurse recht einfach macht. Das sah gut aus und war uns ein Test wert. Wir nutzten die kostenfreien 3 Monate (als BTB-Mitglied) und starteten damit die ersten Online-Kurse. Account anlegen in Yolawo und Kurs definieren. Der ist mit Bild und Text beschreibbar. Die Kosten konnten hinterlegt werden (verschiedene Tarife für Mitglieder und Nichtmitglieder). Da keine Verbindung mit unserer Mitgliederverwaltung besteht, prüft das nach der Buchung unsere Geschäftsstelle bzw. Kassiererin kurz einmal quer, aber die Ehrlichkeit ist extrem hoch. Die Termine wurden fixiert und schon konnte es losgehen, oder doch noch nicht…? Wie vermarkten wir die Kurse? Yolawo stellt verschiedene sehr ansprechende Online-Darstellungsarten für Kurse zur Verfügung, die wir kurz auf unsere Vereinsfarben angepasst haben. Dann wird ein Text generiert (iframe), der einfach in unserer Webseite integriert werden konnte. Dieser verzweigt dann auf das Buchungsportal von Yolawo, das so aussieht wie wir das haben wollten. Fazit: Wir haben ein professionelles Erscheinungsbild und funktionsfähiges Buchungssystem.

Wir nutzen im Übrigen Zoom für die Kurse und wollten den Link für die Kurse ohne viel Aufwand an die Teilnehmer bringen. Kein Problem auch hieran hat Yolawo gedacht. Jeder der bucht bekommt automatisch eine Bestätigungsemail deren Text wir verwalten können. Somit sind eine Hinterlegung und automatisches Verschicken des Zoom-Link an die Teilnehmer problemlos möglich. Dadurch, dass jeder Teilnehmer seine Kontaktdaten nochmals einträgt, haben wir je Kurs eine gute Übersicht und eine einheitliche Kommunikationsmöglichkeit zu den Teilnehmern um auch auf andere Kurse oder Folgeveranstaltungen hinzuweisen. Der Zahlungsweg funktioniert bei uns über SEPA Mandate, welche die Buchenden im Vorgang erteilen (auch andere Onlinezahlungen wären möglich, aber die kosten zusätzlich). Einmal vor Kursbeginn und dann noch 2Mal im Laufe der Kurse (wir lassen auch das nachträgliche Anmelden zu) zieht unsere Kasse die Beträge mittels automatisch bereitgestellter SEPA-Datei über unsere Sparkasse ein. Das war der geringste Aufwand.

Aktueller Stand

Was haben wir erreicht?

  • Wir können ohne großen Aufwand Teilnehmerlisten führen für all unsere Veranstaltungen (pflegen uns die Teilnehmer selbst)
  • Jeder Teilnehmer im Kurs gibt die Emailadresse an und kann so direkt benachrichtigt werden, wenn eine Stunde ausfällt bzw. verschoben werden muss.
  • Wir haben das Kassieren von Kursgebühren maximal vereinfacht (keiner kassiert mehr vor Ort). Geht fast automatisch über SEPA.

Was haben wir gelernt?

Unsere Kursteilnehmer nutzen unser Angebot sehr rege und sehen das ganze Vermarkten, Buchen und Abrechnen als professionell an. Wir ernten hier viel Lob. Natürlich gibt es noch Potential für die Yolawo-Lösung. Weitere Funktionen wären hier noch zusätzlich sinnvoll, aber die aktive Anwenderrückkopplung (haben wir auch schon intensiv genutzt), wie auch die sehr gut erreichbaren und agilen Softwareentwickler stimmen uns zuversichtlich, dass hier noch vieles Interessantes für uns Vereine entsteht.

Fazit

Nach den erst 3 Monaten haben wir die kleinste Lizenz gebucht (199 € / Jahr), die nach Bedarf erweitert werden kann. 
Wir werden das System auch beibehalten wenn wir uns wieder in den Hallen treffen können um die einfache Handhabung der Buchung, Zahlung und die Transparenz für die direkte Kommunikation zu den Teilnehmern nicht wieder zu verlieren. Neue Ideen laufen auch schon, wie das Nutzen der Buchungsplattform für die Vereinsausflüge (incl. Kassieren des Eigenanteils) oder das Buchen von Jugendcamps,… So hat Covid-19 für unseren Verein einen deutlichen Digitalisierungsschub gebracht, der auch von Mitgliedern und Kursteilnehmern gut angenommen wird. Unser Aufwand mit dem Kassieren hat sich dabei drastisch minimiert und wir sind allgemein um einiges moderner und effizienter geworden.

Ansprechpartner für Rückfragen:

Werner Bezikofer, Vorstandsvorsitzender TG Welschingen e.V.