Wir, die TG Welschingen, sind ein Verein mit ca. 650 Mitgliedern und einer Mischung aus kostenlosen Wochenstunden – Angeboten f├╝r unsere Mitglieder und Kursangeboten, die zus├Ątzlich auch f├╝r Nichtmitglieder angeboten werden. Kurse sind bei uns grunds├Ątzlich kostenpflichtig und wurden in der Vergangenheit meist bar in den Kursstunden eingezogen. Wir stehen nun wie viele Vereine seit einigen Monaten vor diversen Herausforderungen. So mussten wir Teilnehmerlisten f├╝r unsere Stunden f├╝hren, als man noch in die Halle durfte. Als dann die Hallen aufgrund der Corona-VO nicht mehr zur Verf├╝gung standen haben wir uns ├╝berlegt, Onlinekurse anzubieten. Aber wie vermarkten, abrechnen, technisch organisieren?

Das Ziel

Wir wollen Online Kurse ├╝ber Zoom anbieten. F├╝r unsere Vereinsmitglieder kostenfrei (kleiner Ausgleich f├╝r die Mitgliedsbeitr├Ąge) f├╝r Nichtmitglieder verlangen wir pauschal 20 ÔéČ f├╝r einen 10er Kurs. Das war die Vorgabe. In der Diskussion und bei einige Versuchen in gr├Â├čerer Runde hat sich herausgestellt, dass man aufgrund der aktuellen Situation mit Online-Tools wie Zoom oder Teams gut zurecht kommt (die ├ťbung machtsÔÇŽ) und auch Online-Anmeldungen kein Problem mehr darstellen, das machen wir ja auch f├╝r Schwimmb├Ąder, Einzelhandel,ÔÇŽ immer mal wieder.

Das Tool – www.Yolawo.de

Nun musste eine Software her, die uns die Abwicklung m├Âglichst kontaktlos und einfach macht, am besten gleich online. Mit Yolawo haben wir ein Werkzeug gefundene, das uns das Vermarkten, Buchen und Abrechnen der Kurse recht einfach macht. Das sah gut aus und war uns ein Test wert. Wir nutzten die kostenfreien 3 Monate (als BTB-Mitglied) und starteten damit die ersten Online-Kurse. Account anlegen in Yolawo und Kurs definieren. Der ist mit Bild und Text beschreibbar. Die Kosten konnten hinterlegt werden (verschiedene Tarife f├╝r Mitglieder und Nichtmitglieder). Da keine Verbindung mit unserer Mitgliederverwaltung besteht, pr├╝ft das nach der Buchung unsere Gesch├Ąftsstelle bzw. Kassiererin kurz einmal quer, aber die Ehrlichkeit ist extrem hoch. Die Termine wurden fixiert und schon konnte es losgehen, oder doch noch nichtÔÇŽ? Wie vermarkten wir die Kurse? Yolawo stellt verschiedene sehr ansprechende Online-Darstellungsarten f├╝r Kurse zur Verf├╝gung, die wir kurz auf unsere Vereinsfarben angepasst haben. Dann wird ein Text generiert (iframe), der einfach in unserer Webseite integriert werden konnte. Dieser verzweigt dann auf das Buchungsportal von Yolawo, das so aussieht wie wir das haben wollten. Fazit: Wir haben ein professionelles Erscheinungsbild und funktionsf├Ąhiges Buchungssystem.

Wir nutzen im ├ťbrigen Zoom f├╝r die Kurse und wollten den Link f├╝r die Kurse ohne viel Aufwand an die Teilnehmer bringen. Kein Problem auch hieran hat Yolawo gedacht. Jeder der bucht bekommt automatisch eine Best├Ątigungsemail deren Text wir verwalten k├Ânnen. Somit sind eine Hinterlegung und automatisches Verschicken des Zoom-Link an die Teilnehmer problemlos m├Âglich. Dadurch, dass jeder Teilnehmer seine Kontaktdaten nochmals eintr├Ągt, haben wir je Kurs eine gute ├ťbersicht und eine einheitliche Kommunikationsm├Âglichkeit zu den Teilnehmern um auch auf andere Kurse oder Folgeveranstaltungen hinzuweisen. Der Zahlungsweg funktioniert bei uns ├╝ber SEPA Mandate, welche die Buchenden im Vorgang erteilen (auch andere Onlinezahlungen w├Ąren m├Âglich, aber die kosten zus├Ątzlich). Einmal vor Kursbeginn und dann noch 2Mal im Laufe der Kurse (wir lassen auch das nachtr├Ągliche Anmelden zu) zieht unsere Kasse die Betr├Ąge mittels automatisch bereitgestellter SEPA-Datei ├╝ber unsere Sparkasse ein. Das war der geringste Aufwand.

Aktueller Stand

Was haben wir erreicht?

  • Wir k├Ânnen ohne gro├čen Aufwand Teilnehmerlisten f├╝hren f├╝r all unsere Veranstaltungen (pflegen uns die Teilnehmer selbst)
  • Jeder Teilnehmer im Kurs gibt die Emailadresse an und kann so direkt benachrichtigt werden, wenn eine Stunde ausf├Ąllt bzw. verschoben werden muss.
  • Wir haben das Kassieren von Kursgeb├╝hren maximal vereinfacht (keiner kassiert mehr vor Ort). Geht fast automatisch ├╝ber SEPA.

Was haben wir gelernt?

Unsere Kursteilnehmer nutzen unser Angebot sehr rege und sehen das ganze Vermarkten, Buchen und Abrechnen als professionell an. Wir ernten hier viel Lob. Nat├╝rlich gibt es noch Potential f├╝r die Yolawo-L├Âsung. Weitere Funktionen w├Ąren hier noch zus├Ątzlich sinnvoll, aber die aktive Anwenderr├╝ckkopplung (haben wir auch schon intensiv genutzt), wie auch die sehr gut erreichbaren und agilen Softwareentwickler stimmen uns zuversichtlich, dass hier noch vieles Interessantes f├╝r uns Vereine entsteht.

Fazit

Nach den erst 3 Monaten haben wir die kleinste Lizenz gebucht (199 ÔéČ / Jahr), die nach Bedarf erweitert werden kann. 
Wir werden das System auch beibehalten wenn wir uns wieder in den Hallen treffen k├Ânnen um die einfache Handhabung der Buchung, Zahlung und die Transparenz f├╝r die direkte Kommunikation zu den Teilnehmern nicht wieder zu verlieren. Neue Ideen laufen auch schon, wie das Nutzen der Buchungsplattform f├╝r die Vereinsausfl├╝ge (incl. Kassieren des Eigenanteils) oder das Buchen von Jugendcamps,ÔÇŽ So hat Covid-19 f├╝r unseren Verein einen deutlichen Digitalisierungsschub gebracht, der auch von Mitgliedern und Kursteilnehmern gut angenommen wird. Unser Aufwand mit dem Kassieren hat sich dabei drastisch minimiert und wir sind allgemein um einiges moderner und effizienter geworden.

Ansprechpartner f├╝r R├╝ckfragen:

Werner Bezikofer, Vorstandsvorsitzender TG Welschingen e.V.